我的每日工作流 —— Microsoft TO-DO 使用指北

本文主要介绍了我对于 Microsoft TODO 这款由奇妙清单团队重新打造的“微软风格”的待办事项软件的理解，我使用它的方式可能和它被产品经理所期望工作的方式不同，但尽管如此，它仍然很好的帮助了我，我的使用方式，充分体现了 TODO Today 背后的根据截止日期划分优先级的理念，基于这套理念使用 TODO，思路简洁、清晰、一致，我认为可以最大限度的避免遗漏重要的工作，且避免清单整理的时间浪费和清单多次规划造成的思路混乱。

我始终没有找到一个适合自己的待办流程，以满足自己 Mac + PC + iPad + iPhone + Watch 多设备使用的需求。传统的 Apple 生态下的软件，比如 Things、Omnifocus，我大体都用过，Omnifocus 在 iOS 6 - iOS 9 的时候用过，Things 则自从购置了 Mac Mini 后，配合 iPad 和 iPhone 使用过。不得不说，Omnifocus 非常强大，Things 也十分精致，不过这些软件大多在我头脑一热购买并且简单创建一些提醒事项后就废置了，第二天怎么也没有兴趣打开它们整理收件箱，做完事情也没有动力去打钩，尽管它们有着非常优秀的同步，非常漂亮的界面和交互，非常方便的 Weigh，非常便捷的语音输入（甚至均包括 Watch 端）。而现在我想要介绍的这个 —— Microsoft TODO，前身是奇妙清单的家伙，启动慢，没有 Weight，不支持 Siri 快速创建，没有像 Things Watch 端那样激励人的每日圆环，可能唯一的优点就是多平台同步了。尽管如此，我还是忠实的每天在 TODO 中创建事项，做完后在 TODO 中打钩，这似乎是一件很神奇的事情。我甚至还创建了一整套的流程来配合 Microsoft TODO，比如 iOS的语音输入，Exchange 自动同步 TODO 到提醒事项中作为 Weight 进行显示等等。

Microsoft TODO 在我心中最为核心的功能就是根据截至时间来确定项目重要性这个设计，把握这个目的，就能很巧妙的利用清单，而不是在其提供的各种繁复且难以理解的功能中迷失。TODO 的最大优点就是“我的一天”设计，这个栏目会让我们选择那些高优先级的事项，添加到这个清单中，以便我们今天执行。注意我们提到优先级高低是和截至时间挂钩的，因此过期的待办优先级最高，始终出现在我的一天中系统建议的最优先位置，之后是今天截止的待办。当添加到我的一天后，当我们做完这些事情后，就可以打钩，当全部做完后，我的一天就清空了。对于那些没有做完的事情，在第二天则会过期，且从我的一天删除（这一点很重要，因为在 GTD 中我就非常讨厌每天堆积之前的工作，每天打开第一眼就看到之前没有做完的事情，压力很大），尽管如此，在其建议中，这些过期的事项还是具有最高优先级，等待着我们将其重新添加回我的一天。这是我最喜欢的每天都是新的的“我的一天”设计，以及在这个设计背后的“基于截止日期进行重要度排序”的理念。

当有新的待办事项时，可以添加到任意清单，在 iOS 端支持自然语义识别，其会自动识别输入的文字包含的时间，以在指定时间进行提醒或者截止。这一点很方便，某种程度上，和那些支持 Siri 的 GTD 们不相上下。

当执行完毕后，可以打钩，打钩的声音很好听，“叮”的一声。

当今天的任务清空，或者临时想起来某项工作今天要做，可以去各个清单寻找需要加入“我的一天”的任务，我觉得这里稍微评估一下，简单的保证完成的任务，直接拖入“我的一天”即可，而对于一般的任务，还是建议将其截止日期更改为今天，即提高其优先级，然后在“我的一天”中使用建议将其自动添加到我的一天，这样的好处是，如果它做不完，那么第二天会自动变成过期的高优先级事件，放在醒目的位置，直到我们重新安排他们新的截止时间。这里就是相比较 GTD们的第二点不同，GTD 们如果一个事情没有做完，则需要手动处理，更改其截止日期等操作，而 TODO 则不需要，如果按照我的逻辑“依据截止日期区分重要性”，那么事项会自动按照重要性排序，相当于一个按照重要性排序的队列，我们每天都从中选取一些执行，然后添加或者修改一些队列中的项目，但绝对不直接将其添加到工作池，而是让其自动重新排序，然后自动加入工作池。

Microsoft TODO 流程图 - 推荐新建事项时根据重要性附带截止日期，修改事项时根据重要性修改截止日期，然后让 TODO 自动排序并且通过“建议”添加到“我的一天”。

这样的设计理念非常的清晰易懂，且易于操作和实践。在实际中，如果不是那种添加到 TODO 中不设置截止日期的条目，对于任何的条目，它总是会按照优先级排序，并且在某个时间点变为重要，加入我们的工作池进行消耗。且这种操作不需要我们做任何额外操作，包括对没有做完的事情额外修改截止日期，移动到某个列表，或者需要遍历所有列表才能知道哪些事情需要做。

自然，可能有人反驳，有个理论认为，存在重要的但是不紧急的事情，紧急的但是不重要的事情，这怎么区分？我建议使用 TODO 的星标和提醒来进行标记，这样，在一堆事项中，星标始终在最前面，而提醒则会独立于截止日期从另一个维度进行强调。对于重要但不紧急的事情，我们可以给其添加星标，但是设置一个较远的截止日期。至少这种实践对于我目前遇到的情况而言并不算一个大问题。

相比较 Apple 自带的提醒事项而言，Apple 那个有一些显著的缺点，比如今日模块始终堆砌着过去没有完成的条目，且对 Exchange 支持的一言难尽。不过，就轻量级非 GTD 事项管理而言，我认为 Microsoft TODO 和 Apple 提醒事项同样的优秀。